Toda organização ou projeto precisa ter pelo menos algumas reuniões de grupo. Quando bem feitas, as reuniões de grupo certamente podem ajudar os membros da equipe a se unirem, trocarem informações/ideias e fazer um trabalho realmente bom. Mas isso é apenas quando a proporção de tempo de reunião para tarefas concluídas permanece razoavelmente baixa.
Mas como evitar que uma reunião se transforme em perda de tempo? Aqui estão cinco maneiras de fazer isso:
1) Não agende uma reunião de grupo até que haja uma agenda clara e concreta que circule com antecedência.
2) Estabeleça metas claras e concretas de resultados da reunião. Monte uma lista de verificação.
3) Mantenha as reuniões curtas, quando possível não mais que 30 minutos.
Uma reunião de 90 minutos deve ser a exceção e não a regra.
4) Respeite o tempo de todos. Trate o tempo como o recurso valioso que ele é.
5) Identifique reuniões com tempo alto em relação às tarefas concluídas e apresente alternativas.
Em última análise, as reuniões devem ser apenas um meio para um fim. Lembre-se de que uma reunião é como qualquer outra ferramenta ou tecnologia. Ela em si não é bom nem ruim. Está tudo em como você o usa.